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¿A Qué está esperando?

Traducido de nuestro blog “What are you waiting for?"

Abril, 11 2017 - Bess, para flmLean

Recientemente nos invitaron a dar una conferencia en la escuela de negocios más prestigiosa de una de las principales capitales europeas.

Fue una gran oportunidad para compartir nuestras experiencias en la implementación de Lean dentro de un entorno de Office, y mucho interés se centró el tema de DOWNTIME, un acrónimo de los ocho desperdicios.

Cuando preparamos una lista de ejemplos para cada tipo de desperdicio que se puede encontrar en la oficina, nos dimos cuenta de que, de lejos, el más grande es el W - Waiting. O, dicho de otra manera, "persiguiendo" como resultado de "esperando".

Aquí le dejo una lista de áreas comunes donde puede esperar encontrar desperdicios de espera en la oficina.

Esperando...
 
  • Gente

  • Papel

  • Máquinas

  • Información

  • Respuestas

  • Aprobaciones

  • Firmas

  • Suministros

  • Disponibilidad de salas de reuniones

  • El siguiente paso en el proceso

  • Asistentes tardíos para las reuniones

¿Qué herramienta Lean conviene utilizar?

Una herramienta relevante para esta área, es un Mapa de Flujo de Valor. Un VSM le ayuda a identificar los pasos clave en un proceso de extremo a extremo, y para calcular el tiempo de espera en el medio. También ayuda a identificar bucle backs, estos son pasos en un proceso en el que no obtuvo la respuesta correcta o requerida la primera vez, y tuvo que repetir su solicitud y pedir más información, aprobación o aclaración. Esto es otro enorme desperdicio en la oficina. Un Mapa de Flujo de Valor debe revisarse regularmente, o al menos una vez al año.

¿Te gusta esperar un autobús o un avión para llegar, sin saber en qué momento exactamente aparecerá?

Los procesos administrativos son los mismos. ¿Qué información puede dar a los clientes durante un período de espera?

Muy poco, como usted no sabe usted cuánto tiempo tomará para una aprobación para volver, para un informe a la salida, o los suministros para ser entregados. Tiene una buena idea, pero no puede estar seguro.

Pongamos un ejemplo. Un líder global tiene una reunión telefónica semanal con 7 miembros directos (nivel de director). El coste estimado de 4 personas en el equipo que de forma sistemática llegan tarde 10 minutos está alrededor de 2 meses de salario para un empleado de nivel de entrada para la empresa.

Cada vez que su equipo o grupo de trabajo revisa un VSM, es probable que encuentren formas preferibles de mejorar un proceso existente, formando así un ciclo de mejora continua. También es probable que trabaje más estrechamente con otros equipos, departamentos y funciones. Esto aumenta su red interna, ayuda a entender cómo su proceso impacta (positiva o negativamente) en los demás, e implementa los cambios de forma funcional, lo cual es un beneficio tanto para su cliente como para su empresa.

Esperar es un gran desperdicio para el enfoque, trabajando en todo el negocio para reducir los pasos de espera tanto como sea posible. Los clientes no están dispuestos a pagar por esperar. Idealmente, nadie debería tener una carpeta "pendiente".

Todo en un entorno de oficina debe fluir rápidamente con tan pocos pasos como sea posible para evitar la necesidad de esperar.​

Eche un vistazo a sus procesos de "Espera", porque se sorprenderá de lo mucho que se puede reducir en pequeños pasos.

 

¡Recuerde! - los clientes quieren productos y servicios, a un buen precio, con un tiempo de entrega rápida. No están preparados para esperar. Creé su equipo de "espera", no hay tiempo que perder :-)

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