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¿Qué tan difícil es responder a "¿Qué podemos hacer mejor?"

Abril, 25 2017 - Bess, para flmLean

Con demasiada frecuencia, escucho a gerentes y supervisores preguntando a sus equipos ¿Qué podemos hacer mejor?

Sin embargo, no hay un tema específico para la discusión, ni una lista de ideas, ni el objetivo ni su medida que se revise.

¿Alguna vez le han hecho esta pregunta de una manera general?

 

A mí sí. Y es frustrante. Normalmente se tiene un día lleno de cosas que hacer en plazos determinados, y lo último que se nos ocurre es que nos hagan una pregunta tan abierta. Para este tipo de preguntas se necesita tiempo para pensar. Y esto es algo que a menudo no tenemos o no podemos permitirnos. ¿Conclusión? No salen las mejores ideas y no hay tiempo para centrarse plenamente en la cuestión.

Aquí tiene algunos de los mejores consejos sobre dónde empezar con la recopilación de ideas:

 

1. ¡En primer lugar, dar una buena razón! Proporcione a sus equipos con antecedentes para preguntar, por qué o quién está presionando en la alta dirección para sacar nuevas ideas, y algún nivel de compromiso en cuanto a qué y cómo la empresa hará con sus ideas. Usted puede pedir ideas, pero sus equipos nunca verán resultados, acciones o participarán en su implementación. La comunicación es clave.

2. Organice una sesión de “lluvia de ideas”. Nuestra sección de Brainstorm ofrece algunas herramientas sobre cómo trabajar en la creatividad.

3. Entregue a cada miembro de su equipo un bloc de notas. Cuando alguien se sienta frustrado, enojado o improductivo, haga que se detengan. Anote el problema antes de continuar. Su supervisor, gerente o líder de mejora continua recopila las ideas al final de cada turno o día de trabajo y le pide a la persona que confirme su frustración y aclare sus escritos. Los temas abiertos se publican en un tablero de trabajo, visible para todos. Las ideas se pueden clasificar por importancia para el cliente, la facilidad de implementación o el mayor impacto en facilitar la tarea de un administrador. Elija los mejores criterios para usted. Podría utilizar una matriz de decisión para apoyarle.

4. Ir a ver otros departamentos, pasar tiempo sentado en otras áreas que pueden verse afectados por los procesos de su equipo. Pregunte qué es lo que no va bien para ellos, y recomendar áreas para mejorar el proceso, la velocidad o la comunicación. Le sorprendería la cantidad de retroalimentación interna que se puede obtener, y se utiliza de manera constructiva en su lista de grupos de ideas.

5. Compromiso - Garantizar el seguimiento de cada idea, que se registre y se mantenga actualizada para mostrar el progreso hasta su finalización. Utilice un Plan de Acción. Si no puede llevar a cabo cualquier idea (demasiado compleja, ningún recurso de TI, etc), informe a su equipo que la idea entrará en una lista a largo plazo de oportunidades de mejora. Estos deben ser almacenados en una ubicación central y revisados ​​regularmente para su puesta en marcha.

6. Piense en pequeño - a menudo los equipos sienten que un cambio importante es necesario para mejorar su función. Los pequeños cambios se hacen a través de la eliminación de un paso del proceso, utilizando un software diferente o una herramienta, o pasar la tarea a otro equipo. Cada pequeño cambio supone un impacto más grande y más positivo, por lo que es normalmente lo más fácil y más rápido de poner en práctica, y es lo más duradero.

7. ¡Celebre el éxito! No importa cuán grande o pequeño sea el cambio, cualquier idea que se haya implementado con éxito debe ser celebrada y recompensada dentro de su equipo. Piense pequeño, y obtendrá grandes beneficios. Ayude a formar un equipo más positivo y motivado.

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